von Dr. Wolf Peter Groß
Legal Analytics: KPIs, die Ressourcen rechtfertigen und Prioritäten setzen
„Legal kostet zu viel und ist zu langsam“ – Legal Analytics widerlegt das mit Zahlen und zeigt Optimierungspotenziale.
Die Kernmetriken
- Volumen & Mix: Anfragen nach Fachbereich, Contract-Pipeline, Litigation-Portfolio; plus Anzahl neuer Matters pro Monat und offene Vorgänge nach Alter – macht transparent, wie viel Arbeit wirklich auf Legal landet und wo es klemmt.
- Effizienz: Cycle Times je Vorgangstyp (z.B. von Anfrage bis Signing), SLA-Erfüllung, Headcount vs. Output, Reaktionszeiten – je kürzer, desto schneller realisiert das Business Umsatz.
- Kosten: Inhouse vs. External Spend, Cost per Matter, Savings durch Standardisierung und Automatisierung, Legal Spend in % vom Umsatz (Benchmark ist die Branche) – zeigt, wie effizient Legal Ressourcen einsetzt.
- Risiko & Qualität: Erfolgsquote in Streitverfahren, Anzahl wesentlicher Rechts-/Compliance-Vorfälle, Anteil Verträge auf Standard-Templates bzw. Deviation Rate – macht Risikoreduktion und Vermeidung von Verlusten messbar.
- Stakeholder & Wertbeitrag: Zufriedenheit interner Mandanten, Early-Involvement-Quote von Legal in Projekten, Anzahl Initiativen, bei denen Legal als Business Enabler agiert (z.B. neue Produkte, Markteintritte).
Damit lassen sich drei Wertschöpfungsdimensionen sehr klar adressieren: schnellere Umsatzrealisierung (Time-to-Contract), weniger Schäden/Bußgelder (Risk Mitigation) und mehr Business-Velocity mit gleichen Ressourcen.
Effekt: Datenbasierte Budget-Gespräche, Prozessoptimierung, strategische Positionierung.
5 Schritte zu datengetriebener Steuerung
- Daten konsolidieren – Intake, CLM, Time-Recording vereinheitlichen, damit Volumen, Zeit, Kosten und Risikodaten in einem Datenmodell zusammenlaufen.
- KPIs definieren – 8–12 operative + 3–5 strategische Metrics entlang der Dimensionen Umsatz, Risiko, Effizienz, Kosten und Stakeholder-Fokus auswählen.
- Dashboard bauen – Power BI, Tableau oder Legal-spezifische Lösungen nutzen, um ein Board-fähiges KPI-Dashboard (z.B. z.B. Legal Spend, Cycle Times, Backlog, Risk-Events) aufzusetzen.
- Monatlich reviewen – Trends, Abweichungen, konkrete Actions; gemeinsam mit CFO/COO und Fachbereichen auf Basis derselben Zahlen entscheiden.
- Board-ready – Executive Summary mit 3 Key Insights (z.B. „Cost per Contract -15%, SLA-Einhaltung +20%, weniger externe Mandate in Standardthemen“).
Praxis-Use Case: Pharma-Konzern
- Problem: Keine Transparenz über Legal-Kosten, Bauchentscheidungen Make-or-Buy.
- Lösung: CLM + Time-Recording → Dashboard mit Cost per Contract Type, External Spend Share und Cycle Times pro Vertragstyp.
- Ergebnis: 15% Cost-Reduktion, data-driven Outsourcing, Board-Vertrauen – und ein KPI-Set, das zeigt, wo interne Kapazitäten am meisten Wert schaffen.
